Schluss mit den Faxen
Seit 1. Jänner des Jahres dürfen Gesundheitsdaten ausnahmslos nicht mehr per Fax verschickt werden, da dies den Vorgaben den Bestimmungen des Gesundheitstelematikgesetzes (GTelG) widerspricht.
„In der Hitze
des Gefechts
während der
Ordinationszeiten
war es
oft nicht so leicht zu entscheiden,
was jetzt der
richtige Weg ist.“
Mag. Elisabeth Hammer-Zach, Präsidentin des Berufsverbandes der Assistent:innen in Ordinationen (BdA)
Grund dafür sind technische Änderungen in den Telefonnetzen: Da die Daten paketweise in Netzen transportiert werden, die auf Internettechnologie beruhen, werden für Faxe keine Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kanäle mehr genutzt. Die Übermittlung von Gesundheitsdaten per Fax entspricht somit nicht mehr den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung – eine Ausnahmeregelung im Gesundheitstelematikgesetz zwischen Gesundheitsdiensteanbietern ist weggefallen.
Bereits seit dem Inkrafttreten der Verordnung in Österreich im Mai 2018 war es datenschutzrechtlich nicht mehr erlaubt, mit Patienten mittels nicht ausreichend verschlüsselter Systeme wie Fax oder unverschlüsselter E-Mails zu kommunizieren. Mit Jahresbeginn endete nun auch die Ausnahmeregelung im Gesundheitstelematikgesetz, die bis dahin die intersektorale Kommunikation per Fax ermöglichte. ÄRZTE EXKLUSIV hörte sich unter Kassenärzten zur aktuellen Situation um und befragte die Präsidentin des Berufsverbandes der Assistent:innen in Ordinationen (BdA), Mag. Elisabeth Hammer-Zach, zu den Auswirkungen auf die Ordinationsmitarbeiterinnen.
In der Hitze des Gefechts
„Es war ärgerlich, dass dieses Thema, das schon sehr lange in der Luft lag, dann plötzlich über Nacht – so war zumindest unser Eindruck – zu einer Verpflichtung wurde. Die Mitarbeitenden in den Ordinationen waren wirklich nicht darauf vorbereitet, trotz Aussendungen der Ärztekammer, in denen die wichtigen Punkte der Umstellung angeführt wurden. Wir wussten nicht genau, was nun erlaubt war und was nicht. Manche Empfänger waren sehr restriktiv, andere haben es nicht so genau genommen. In der Hitze des Gefechts während der Ordinationszeiten war es oft nicht so leicht zu entscheiden, was jetzt der richtige Weg ist. Der Stress hat sich dann aber relativ rasch gelegt, da es ja eigentlich genügend Tools gibt“, sagt Hammer-Zach. Manche Abläufe dauerten dadurch länger, da individuelle Vorgangsweise erforderlich wurden. „Diese ersten Tage waren nicht nur zeitintensiv, sondern auch sehr nervenaufreibend. Auch die Implementierung am Computer bedeutete einen zusätzlichen Aufwand“, ergänzt Hammer-Zach.
Nach den Informationen vonseiten der Ärztekammer und der Österreichischen Gesundheitskasse waren es schließlich die Computerfirmen, die rasch über entsprechenden Alternativen in der gängigen Arztsoftware aufklärten. „Wir haben ein BdA-Webinar für die Ordinationsassistenz veranstaltet, das extrem gut angekommen ist. Gemeinsam mit den zahlreichen Teilnehmenden wurde erarbeitet, was alles möglich ist. Vielen waren die Alternativen im Grunde klar, dennoch gab es in einigen Fällen noch datenschutzrechtliche Bedenken“, erinnert sich die Präsidentin des Berufsverbandes der Arztassistent:innen und ergänzt: „Im Rahmen des Webinars stellten wir fest, dass grundlegendes Wissen über den Datenschutz das eigentliche Problem ist, und haben dann auch hier entsprechend mit Information und Aufklärung nachgeholfen.“
Ein weitere Herausforderung war, dass jede Ordination ihr eigenes Programm und jede Institution ihr eigenes System hat – Fragen, die im Praxisalltag auftraten, konnten nicht gleich geklärt werden, denn während der Ordinationszeiten gibt es keine Ressourcen, um sich mit Themen wie Freischaltung durch den Computerspezialisten oder Installierung von Software zu beschäftigen. Und nicht zu vergessen: Die Umstellung erfolgte in der ohnehin überaus angespannten Zeit der Grippewelle in Österreich – ein Umstand, der die Situation auf beiden Seiten noch unangenehmer werden ließ.
„Als Tipp möchte ich den Ordinationsassistenten, die davon ja hauptsächlich betroffen sind, mitgeben, dass sie aktiv alle Informationen zu dem Thema suchen sollen und sich auf dem Laufenden halten sollen. Es ist eventuell anzudenken, dass es ein elektronisches Postfach für die Ordinationen gibt, wo deratige Informationen gesammelt werden, sodass alle Mitarbeiter Zugang haben. Auch entsprechende Nachrichten, die direkt an die Ärzte gehen, sollten dort abgelegt werden“, empfiehlt Hammer-Zach. Auch regelmäßige Mitarbeitertreffen zu dem Thema sind zu empfehlen, sodass alle am gleichen Informationsstand sind. „Am Ende ist es natürlich Chefsache, aber eine gute Einbeziehung des gesamten Teams kann besonders in Fällen wie diesem sehr hilfreich und entlastend sein“, so die Präsidentin.
Unabhängige Lösung
Die Bundeskurie Niedergelassene Ärzte (BKNÄ) empfiehlt beispielsweise, die bewährten Befund-Übermittlungssysteme wie DaMe, Medical Net oder GNV zu verwenden. Unter der Einbeziehung des BKNÄ-Referats für „e-Health in Ordinationen“ wurde von CGM Arztsysteme Österreich ein kostenloses Postfach-Drucker-Tool für die Befundübermittlung entwickelt. Dieses bietet insbesondere Ärzten, deren Arztsoftwareprodukte keine integrierte Befundübermittlung ermöglichen, eine arztsoftwareunabhängige Möglichkeit zum direkten, datenschutzkonformen Versenden von Befunden und Dokumenten. Als Voraussetzung für die Nutzung des Postfach-Druckers braucht es eine bereits bestehende Befundkommunikation mit Versandlizenz sowie Microsoft Windows 10 oder 11 Professional (64 bit) inkl. aller Windows Updates. In nur wenigen Mausklicks wird der Postfach-Drucker auf dem Rechner installiert. Diese Lösung ist nur für die Kommunikation mit anderen Gesundheitsdiensteanbietern gedacht, nicht für den Austausch mit Patienten.
Der Postfach-Drucker ermöglicht es, jegliche Dokumente per Druckauftrag als PDF an die Befundkommunikation zu übertragen, von wo sicher versendet werden kann. Damit entfällt nicht nur der aufwendige Papier- und Versandprozess, sondern die Kommunikation wird auch erheblich beschleunigt. Darüber hinaus wurde auch von der HCS (ehem. MEDICAL NET) eine neue Version der Befundkommunikation – die neue C-BOX mit integriertem Chat – auf den Markt gebracht, die wie bisher Daten auch mit anderen Befundprovidern austauschen kann. Sie wurde auf Basis neuester Technologie mit höchsten Sicherheitsstandards umgesetzt, um die aktuellen Entwicklungen in der digitalen Gesundheitskommunikation zu unterstützen, und bietet vor allem in Kombination mit dem CGM Postfach-Drucker eine vollwertige Alternative zum Faxversand.
rh
FotoS: worteffekt/OBGAM, Celia Ritzberger, Istockphoto/nikand4