Was Ärzte bei einer Betriebsprüfung beachten sollten
Eine gute Vorbereitung ist der wichtigste Tipp, wenn die Finanzverwaltung eine Betriebsprüfung ankündigt.
„Eine finanzstrafrechtlich relevante Abgabenhinterziehung ist bei einer Betriebsprüfung schneller gegeben, als man glauben mag.“
Mag. Sina Klinger, LLBoec,
Ungefähr alle zehn Jahre müssen sich Ärzte darauf einstellen, dass eine Betriebsprüfung stattfindet. Sie kann allerdings auch anlassbezogen erfolgen, etwa im Falle eines Praxisverkaufs bzw. einer -aufgabe oder einer Anzeige. Zu den kritischen Themen, die dabei aufkommen können, gehören unter anderem die Anschaffung von Luxuswirtschaftsgütern, private Entnahmen oder die Nutzung privater Räumlichkeiten als Ordination. So oder so gilt: Angesichts der Komplexität und der Schwere der möglichen Konsequenzen ist die Beiziehung eines Experten dringend zu empfehlen.
Wie Mag. Sina Klinger, LLB. oec. von der Steuerberatung für Ärzte (SFÄ) erklärt, kann die Ankündigung einer Betriebsprüfung schriftlich oder mündlich erfolgen. „In der Praxis erfolgt die Ankündigung meist eine Woche vor dem Beginn der Prüfung telefonisch durch den Prüfer beim Steuerberater des betreffenden Arztes.“ Dabei müsse der Prüfer Gründe für die Verschiebung des Prüfungstermins berücksichtigen, wie etwa den hohen Zeitbedarf für die Zusammenstellung von Unterlagen unter Berücksichtigung der ärztlichen Verschwiegenheitspflicht.
Prüfungsauftrag: die letzten drei Jahre
Die eigentliche Betriebsprüfung beginnt offiziell erst dann, wenn sowohl der Prüfungsauftrag zugestellt als auch die erste Prüfungshandlung gesetzt wurde. „Die erste Amtshandlung wird in der Regel das Anfordern von Unterlagen sein“, sagt Klinger.
Angesetzt werden Betriebsprüfungen standardmäßig auf die letzten drei abgeschlossenen Jahre. Allerdings kann das Finanzamt den Prüfungsauftrag auf weiter zurückliegende, ursprünglich nicht zur Prüfung vorgesehene Jahre ausdehnen, wenn sich dazu ein Anlass ergibt.
Offenzulegen sind die für die Besteuerung bedeutsamen Umstände, wobei Ärzte ein Recht auf Parteiengehör haben. „Das heißt, dass den Geprüften bei einer Betriebsprüfung stets genügend Gelegenheit gegeben werden muss, zu den Feststellungen des Prüfers Stellung zu nehmen“, erklärt Klinger. Auch seien die Unterlagen des Prüfers jederzeit der Akteneinsicht zugänglich zu machen.
In der Regel wird der prüfende Finanzbeamte bei einer Betriebsprüfung mit dem Steuerberater des Arztes zusammenarbeiten bzw. kommunizieren. Allerdings können Informationen und Auskünfte auch direkt vom Arzt eingefordert werden. „Ärzte können es jedoch ablehnen, Auskünfte ohne vorherige Absprache mit ihrem Steuerberater zu geben“, so Klinger. Für den – im Übrigen zulässigen – Fall, dass die Ordinationsmitarbeiter befragt werden, haben diese jedoch ein Entschlagungsrecht bzw. dürfen einen steuerlichen Vertreter beiziehen. „Grundsätzlich gilt, dass der abgabenpflichtige Arzt zuerst zu befragen ist“, so Klinger.
Selbstanzeige ist möglich
Die SFÄ-Expertin empfiehlt Ärzten im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung, die Möglichkeit einer Selbstanzeige, und vor allem einer zeitlich rechtzeitigen, im Auge zu behalten. „Eine finanzstrafrechtlich relevante Abgabenhinterziehung ist bei einer Betriebsprüfung nämlich schneller gegeben, als man glauben mag“, weiß Klinger. Und mit einer Selbstanzeige könne man sich unter gewissen strengen Voraussetzungen Straffreiheit sichern. Wichtig sei dabei jedenfalls, dass eine Selbstanzeige vor dem Setzen einer Amtshandlung durch die Abgabenbehörde erfolge.
Wie Klinger weiter ausführt, muss hinsichtlich des Zeitpunktes der Selbstanzeige und des Verschuldungsgrades unterschieden werden. „Ab Bekanntgabe der Betriebsprüfung bis zu deren Beginn ist bei leicht fahrlässigen begangenen Delikten eine Selbstanzeige strafaufhebend und verbleibt ohne Strafzuschlag. Bei grob fahrlässigen und vorsätzlich begangenen Finanzdelikten sei zusätzlich zum verkürzten Betrag ein progressiv gestaffelter Strafzuschlag zu entrichten.“ Nachsatz der Steuerberaterin: „Ab dem Beginn der Betriebsprüfung gilt bei leichter Fahrlässigkeit auch eine Strafaufhebung, bei grober Fahrlässigkeit wird zusätzlich ein Zuschlag festgesetzt und bei vorsätzlichen Delikten kann keine Straffreiheit mehr erlangt werden.“
Prüfungsergebnis in Niederschrift festhalten
Wichtig ist, dass sich der Arzt bei der Erstattung einer Selbstanzeige explizit als „Täter“ angibt. Nur dann wirkt sie für ihn auch strafaufhebend. Für eine GmbH eine Selbstanzeige zu machen, reicht beispielsweise nicht aus. Laut Klinger kann in besonderen Fällen eine Strafe durch die Entrichtung eines Verkürzungszuschlages aufgehoben werden. „Dies ist der Fall, wenn die verkürzten Beträge 10.000 Euro im Jahr nicht übersteigen bzw. insgesamt nicht höher als 33.000 Euro sind. Dieser Zuschlag beträgt 10 % des hinterzogenen Betrages und kann auch vom Steuerpflichtigen selbst beantragt werden“, so Klinger.
Die endgültige Entscheidung über das Ergebnis einer Betriebsprüfung erfolgt bei der Schlussbesprechung mit dem Arzt bzw. dessen Steuerberater. „Die Sachverhaltsfeststellungen und Tatsachenwürdigungen der Betriebsprüfung sind zwingend in einer Niederschrift festzuhalten“, betont Klinger. In dieser gelte es auch abweichende Ansichten des Arztes oder des Steuerberaters zu dokumentieren. „Da alle Betriebsprüfungsberichte der Finanzstrafbehörde übermittelt werden, ist vor allem in diesem Stadium auf mögliche finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu achten“, hält die Steuerexpertin fest.
pb
Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen
Aufzeichnungen sowie die zu den Aufzeichnungen gehörenden Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind sieben Jahre aufzubewahren. Am 31.12.2024 endet daher die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen des Jahres 2017. Belege betreffend Grundstücke und Gebäude müssen 22 Jahre aufbewahrt werden. In Zusammenhang mit der Immobilienertragssteuer ist eine unbegrenzte Aufbewahrung ratsam. Auch wenn Belege in einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren benötigt werden, dürfen diese gar nicht weggeworfen werden.
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